コミュニケーション方法を比較する人が、普段どのような方法を使って誰とよ くコミュニケートするかで、判断は異なることでしょう。ここでは、たとえば 「相手は世界のどこかにいる大人」を想定してみましょう。その相手とここで あげた手段でコミュニケートした場合の「便利さ」をさまざまな観点から比較 します。
◎が一番多くついた手段はどれでしたか。郵便封書であった人も、電子メール であった人もいるでしょう。そして、それらは相互に補完しあうものであるは ずです。電子メールを含めて複数のコミュニケーション手段をもっている私た ちは、その特性を理解して、相手とコミュニケーションの特性に合わせた手段 を選択できる力ももたなくてはなりません。
まず、自分で相手から頼まれた内容を具体的に想定します。たとえば「京都に 家族で2泊3日で旅行したいが、どこかよさそうなところを紹介してくれ」と頼 まれたとしましょう。
メールの相手が違っても、基本的に伝える情報量は変わりません。この点で、 家族がお世話になっている知人へのメールも高校時代の親友へのメールも同じ といえます。しかし、ことば使いや文章のニュアンスは相手によって変わりま す。また、電子メールに慣れれば慣れるほど、簡潔に表現することが多くなり、 それは下手をすると「ぶっきらぼうな、怒っているような」文章になってしま うことがあります。この点にも注意して、同じ情報を伝えるメールを相手を変 えて書いてみましょう。件名(Subject)は「accomodations in Kyoto」、日本 語であれば「京都での宿」のようにします。
【家族がお世話になっている知人へのメール例】
いつもお世話になっています。京都においでになるとお聞きしました。どの
タイプの宿がお望みなのか、わからないので以前利用したことのある宿をそれ
ぞれに紹介します。料金は目安ですので、確認してください。
●日本旅館
「H旅館」(電話番号 075-***-****)
八坂神社の南側の門を出た所にある旅館です。京都らしいおちついた旅館
ですが、家族づれも多く、気楽に泊れると思います。(料金15000〜20000円)
「T旅館」(電話番号 075-***-****)
京都の繁華街の中心から歩いて3分ほどのところ(河原町通り高倉下る)に
ある旅館です。朝食だけを出すエコノミー旅館ですが、静かで清潔です。
(料金8000円)
●ホテル
「Sホテル」(電話番号 075-***-****)
6ヶ月前にオープンした新しいホテルです。地下鉄の五条駅に近いので
便利です。(料金ダブルルームで15000円)
何かありましたら、またいつでもご連絡ください。
【高校時代の親しい友人へのメール例】
久しぶり、元気ですか？京都に旅行するとのこと。楽しみですね。ベストな
宿かはわからないけど、知っているいくつかを紹介します。
●日本旅館
「H旅館」(電話番号 075-***-****)
八坂神社の南側の門を出た所にある旅館。京都らしいおちついた旅館。
家族づれもOK。(料金15000〜20000円)
「T旅館」(電話番号 075-***-****)
京都の繁華街の中心から歩いて3分ほどのところ(河原町通り高倉下る)に
ある旅館。朝食だけを出すエコノミー旅館。泊るのを安く押さえておい
しいものを外で食べるにはここがいい。(料金8000円)
●ホテル
「Sホテル」(電話番号 075-***-****)
6ヶ月前にオープンした新しいホテル。地下鉄の五条駅に近いので、
どこに行くにも便利。(料金ダブルルームで15000円)
正確な料金は自分で確認してください。予算を教えてくれれば、もっと高いと
ころも紹介できます。必要なら連絡ください。
質問をする場合、的確に状況と聞きたい点を伝えることが大切です。この問題 の例では、質問とともに次のような情報もあわせて伝えます。
- 使っているパソコンの機種(相手と同じとわかっていても確認のために明記する)
- 今の状況(この例だと、Windowsは使っているのか、他の部分は理解できているのかなど)
件名(Subject)はたとえば「questions about Kitashiba NoteBook ZZ6060」、 日本語であれば「北芝ノートブックZZ6060のボタン」のようにします。
以下が、その例です。
Aさんへ モンガラです。今日は聞きたいことがあってメールを書いています。 Aさんが持っているのと同じ機種のノート型のパソコン(北芝ノートブック ZZ6060)を買いました。Windowsの使い方にも慣れてきました。 現在、ひとつわからないことがあります。 左側の側面、一番手前にあるボタンのようなものは、何のためのものでしょ うか？側面にある別の部分、電源ボタンやマウスやフロッピドライブのアダプ タはわかるのですが、マニュアルを読んでもこの役割がわかりません。 これがわからなくても、なんとか使えているので、緊急というわけではあり ませんが、時間が取れたら返事をください。お願いします。